Izazovi vođenja pismohrane

Program “Urudžbeni zapisnik s pisarnicom, verzija 2.0” izrađen je sa ciljem zamjene ručnog vođenja urudžbenog zapisnika, čime se olakšava i ubrzava rad sa velikim količinama predmeta i pismena te je usklađen s Uredbom o uredskom poslovanju od 10.7.2021. godine i u skladu je s normom ISO 15489-1:2016.

Suvremeno poslovanje svih oblika organizacija popraćeno je dokumentacijom koja prati sve poslove i procese organizacije pri čemu kod tijela državne uprave i srodnih organizacija dokuemntacija i uredsko poslovanje postaju presudan čimbenik za uspješno funkcioniranje organizacije.

Uredsko poslovanje je skup pravila i mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju, evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu, a sve prema “Uredbi o uredskom poslovanju” koja je donesena od strane Vlade Republike Hrvatske 2009. godine.

Sve informacije pomoću “Konto Urudžbenog zapisnika” mogu biti dostupne u samo nekoliko sekundi kroz jednostavno i pregledno sučelje web aplikacije, koja je maksimalno prilagođena korisniku. Program sadrži sustave pomoći, automatizaciju unosa određenih polja i parametara te jednostavne i pregledne obrasce za unos čime je maksimalno pojednostavljena njegova uporaba.

Projektiranje, razvoj, implementacija, održavanje i podrška korisnicima za proizvod: Urudžbeni zapisnik s pisarnicom, verzija 2.0 u skladu je s normom ISO 15489-1:2016.

Poslovi pismohrane obuhvaćeni programom

• Unos pismena i predmeta – unos uzlaznih (podneska) i izlaznih (akta) pismena i predmeta pri čemu je uz obavezne podatke propisano Uredbom omogućeno dodavanje i popratnih sadržaja poput npr. datoteka s prilozima ili skeniranje vanjskih dokumenata direktno u program.

• Pregled pismena i predmeta – pregled predmeta i pismena u sustavu uz mogućnost njihovog pretraživanja i filtriranja.
• Ispis urudžbenog zapisnika – ispis na papir ili digitalni medij sadržaja urudžbenog zapisnika pri čemu se može ograničiti opseg ispisa prema više kriterija.
• Pregled statistika zaprimljenih i arhiviranih (riješenih) pismena i predmeta pri čemu se podaci mogu prikazati tablično i pomoću grafikona.

• Vođenje zajedničkih šifarnika pismohrane – vođenje plana klasifikacijskih oznaka, ustrojstvenih jedinica, partnera, država i ostalih šifarnika koji se koriste unutar programa.

Digitalna arhiva

Program “Konto Urudžbeni zapisnik” ide korak dalje od samog vođenja evidencije pismena i predmeta i pruža kompletnu digitalnu arhivu u kojoj se mogu pohranjivati dokumenti u digitalnom obliku čime se postiže potpunost zapisa.

Revizijski trag i sigurnost

Uz standardne mjere sigurnosti koje podrazumijevaju SSL povezivanje s aplikacijom koja koristi enkripciju podataka, te definiranje korisnika i prava pristupa unutar programa za svakog korisnika, program daje i dodatnu mogućnost revizijskog praćenja rada na programa.

E-računi i digitalno potpisivanje računa

Modul zaprimanja i digitalnog potpisivanja računa ubrzava proces slanja i zaprimanja računa.

Implementacija ZUP IT sustava

Mogućnost povezivanja na ZUP IT sustav (nacionalni sustav za praćenje provedbe Zakona o općem upravnom postupku (ZUP) kroz decentralizirani sustav izvještavanja kojim upravlja Ministarstvo uprave) je realizirano korištenjem vlastitog rješenja.
Rješenje je integrirano sa postojećim predmetima i pismenima uz mogućnost dodavanja obilježja za ZUP IT koja nisu sadržana u predmetima. Time se ubrzava sam unos ZUP IT postupka i smanjuje se potreba za duplim vođenjem podataka u samoj aplikaciji i ZUP IT postupku.
Implementirane su metode dohvata potrebnih šifarnika, unos i validacija podataka samog postupka, unos stranaka koje sudjeluju u postupku, te slanje postupka u ZUP IT sustav.